il y a 10 jours

ASSISTANT DE GESTION Voyages et services généraux (H/F)

Poste

Le Groupe LIP Intérim et Recrutement compte 150 agences d’emploi spécialisées par secteurs d’activité et vous propose des postes en CDI, CDD ou Intérim. La branche LIP Solution RH est dédiée aux professionnels du tertiaire, des services et de l’ingénierie.

Nous recrutons pour notre client, un/e Assistant de Gestion en charge des moyens généraux et du département international de notre client.

1. Garantir l’organisation des voyages professionnels et la performance du processus voyages.

Être l’interlocuteur clé en interne ainsi qu’auprès des fournisseurs pour tout ce qui a trait aux déplacements professionnels de l’entreprise ou de ses invités
Garantir le processus voyages en veillant à satisfaire l'ensemble des aspects règlementaires (règles sanitaires, de sécurité, formalités d’entrée sur le territoire…) et la conformité avec la politique interne de déplacement.
Traiter les demandes de missions des collaborateurs ainsi que les documents associés, finaliser et valider leur traitement dans l’ERP,
Gérer et superviser tous les arrangements de voyage (aérien, ferroviaire, hébergement, …) avec les agences de voyages et fournisseurs
En amont des déplacements, fournir des conseils/recommandations aux collaborateurs sur les documents de voyages, les assurances, les réglementations
Pendant les déplacements, assurer une continuité de service auprès des collaborateurs en cas d’aléas
S’assurer de la performance du processus voyages en déterminant les grands axes d’amélioration, en contribuant activement aux adaptations et en gérant les aléas.
Concevoir et mettre en place des indicateurs de suivi en vue d’améliorer la performance du processus (impact environnemental, coûts, etc.) Participer à la rédaction des procédures relatives aux voyages d’affaires et proposer des évolutions si nécessaire.
Gérer et classer la documentation associée.

2. Traiter les notes de frais de déplacement et de représentation et gérer les remboursements.

Vérifier la conformité des notes de frais des collaborateurs sur le SIRH avec la politique interne de déplacement et les obligations comptables.
Assurer la traçabilité des justificatifs.
Contrôler le respect des procédures et des plafonds de remboursement.
Contrôler le respect des imputations budgétaires, analytiques et comptables.
Préparer et assurer la transmission des notes de frais vers l’ERP pour les remboursements.
Interagir avec le/la comptable pour la mise en paiement

3. Gérer les services généraux

Gérer l’exécution des contrats de services liés à la gestion du bâtiment dans le cadre des contrats en cours, et assurer leur renouvellement.
Être en support à la mise en place de nouveaux contrats (Évaluer le besoin, sélectionner des fournisseurs, négocier, réceptionner les livrables, contrôler la livraison, gérer les litiges)
S’assurer du bon déroulement des interventions des moyens généraux dans les locaux de la société et assurer la logistique.
S’assurer des bonnes conditions de travail en gérant les achats de fournitures liés à l’aménagement des locaux et des postes de travail, en veillant à inclure les parties prenantes adéquates (e.g. avec le Pôle RH pour les achats relatifs à l’ergonomie du poste de travail).
Prendre en charge la gestion du courrier postal dans la société, en entrée pour assurer une diffusion rapide aux intéressés,
Assurer l’accueil physique et téléphonique et contribuer dans l’ensemble de ces relations avec l’extérieur à la bonne image de la société.
Au travers de ces missions, contribuer à adapter l’organisation de travail, à optimiser la qualité de vie au travail et les conditions de travail.

Profil recherché

Profil (incluant la formation attendue):

• Formation
- Bac + 2, type BTS Assistant de Gestion, DUT GEA ou similaire,

• Expérience :
- 2 ans minimum, avec une 1ère expérience en gestion des déplacements.
• Savoir particuliers :
o Maîtrise de la règlementation sur les voyages internationaux, les douanes et les devises
o Maîtrise du fonctionnement des prestataires liés au tourisme (compagnies aériennes, billetterie, etc.).
- Connaissance d’un ERP, idéalement CEGID XRP Flex
- Bonne maîtrise informatique : tableur, traitement de texte, teams
- Niveau d'anglais : Correct (principalement lu et écrit (mails))

• Compétences / savoir-faire / Savoir être :
o Analyser les priorités.
o Maîtriser son planning et assurer les délais.
o Savoir organiser une chaîne logistique.
o Gérer la documentation (classement, indexation, archivage).
o Respecter les procédures.
o Faire respecter les règles.
o Excellentes compétences de communication orale et écrite
o Savoir identifier les besoins
- Savoir-faire comportemental :
o Polyvalence
o Réactivité et disponibilité.
o Capacité à trouver des solutions et résoudre des problèmes.
o Bon sens relationnel, être accueillant et disponible.
o Sens de la confidentialité.
o Constance-régularité.
o Rigueur et organisation.
o Esprit d’initiative et d’anticipation
o Adaptabilité.
o Capacité à travailler en équipe.
o Capacité à adopter une attitude bienveillante en toute circonstance

Rémunération

25-30k€ selon profil + IFM & ICP + Tickets Restaurant

Comment postuler ?

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Marta recevra votre candidature par email et vous recontactera au plus vite.

Vous pouvez aussi contacter l’agence au 0561120101 ou vous rendre à l’adresse : 81 boulevard Lazare Carnot - Résidence Cap Wilson 31500 TOULOUSE du lundi au vendredi de 08:30 à 12:30 et de 14:00 à 18:00 .

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