il y a 5 jours

ASSISTANT D'AGENCE - CVC (H/F)

Poste

Le Groupe LIP Intérim et Recrutement compte 150 agences d’emploi spécialisées par secteurs d’activité et vous propose des postes en CDI, CDD ou Intérim. La branche LIP Solution RH est dédiée aux professionnels du tertiaire, des services et de l’ingénierie.

LIP Solutions RH Bordeaux, recherche pour son client, spécialisé dans le domaine du CVC, 1 assistant(e) d'agence.
Sous l'autorité du responsable d'agence, vous assurez l'accueil et le suivi administratif de l'agence, le suivi des gestion des affaires. Vous êtes le relais du gestionnaire ressources humaines et vous avez la responsabilité de la comptabilité client.

Vos missions principales sont :
- Accueillir de manière quotidienne les divers interlocuteurs externes (accueil physique et téléphonique).
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les télécopies entrant de l'agence.
-Gérer la boite mail de l’agence.
- Assurer l'affranchissement du courrier sortant de l'agence.
- Gérer les commandes de fournitures.
- organiser le classement et l'archivage des documents administratifs.
- archivage annuel (dossiers chantier, fournisseurs, RH...)
- Suivi véhicules : carte grises et sinistres.
- créer les dossiers client (code client, code affaires)
- aider le chargé d’affaires ou conducteurs de travaux à réaliser les PPSPS
- réaliser le suivi des documents techniques ( DC7, Qualibat)
- clôturer le dossier chantier (DOE, PV de réception, règlement, envoi du contrat de maintenance) .
- Montage et suivi des dossiers des sous-traitants (contrat, paiement...)
- répondre aux appels d'offres en soutien avec les chargés d'affaires.
- mettre en œuvre une prospection commerciale ciblée et qualifiée.
- facturer chaque semaine les petits chantiers
- Assurer le suivi et la relance des factures clients
- Enregistrer les règlements clients.
- intervenir sur les retards de paiement lors de la réunion de planning hebdomadaire
- tenir à jour des tableaux d'analyse.
- Transmettre les éléments puis suivre avec le service comptable les dossiers de contentieux.
- Suivi des OD comptabilité - prorata- lettrage des comptes (RG et paiements directs).
- établir et gérer les cautions bancaires.
- établir la refacturation de main d'oeuvre.
- Etablir les dossiers d'assurance crédit client (Intradus).
- saisir les factures fournisseurs - frais généraux de l'agence (cuivre, honoraires, intérim, "pro-rata frais chantier" ).
- vérifier et saisir les notes de frais
- Contrôler et saisir les feuilles d'heures chantier.
- Suivre les congés payés, les RTT.
- Assurer le suivi administratif des dossiers salariés en lien avec le gestionnaire RH (absence, maladie, VM....) .
- vérifier les contrats, les factures et saisir les heures des intérimaires.
- à la demande du responsable, il peut être amené à réaliser diverses tâches administratives (DAT, ...)
- mettre à jour l'affichage obligatoire selon les indications du service RH
- Participer à la gestion des ressources humaines
- Contrôler et saisir les feuilles d'heures chantier.
- Suivre les congés payés, les RTT.
- Assurer le suivi administratif des dossiers salariés en lien avec le gestionnaire RH (absence, maladie, VM....) .
- vérifier les contrats, les factures et saisir les heures des intérimaires....


La liste des activités énumérées dans cette fiche de fonctions n’est pas exhaustive. La liste des missions est à titre indicative afin de vous donner une orientation.

Profil recherché

De formation type BTS assistant(e) de gestion et/ou justifiant d'une expérience d'au moins 3 ans sur un poste polyvalent alliant tâches administratives, comptables et relationnel client, vous vous plaisez dans des environnements dynamiques. Vous aimez "passer" d'une activité à une autre sans perdre "le fil" de votre organisation, vous faites preuve d'un réel sens de l'adaptation, faites preuve de beaucoup de rigueur pour manipuler des chiffres et avez un sens aigu de la gestion des priorités.

Rémunération

1800 à 2050 € brut selon expérience + avantages groupe

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