il y a 16 jours

Assistant Contrats de maintenance (H/F)

Poste

Le Groupe LIP Intérim et Recrutement compte 150 agences d’emploi spécialisées par secteurs d’activité et vous propose des postes en CDI, CDD ou Intérim. La branche LIP Solution RH est dédiée aux professionnels du tertiaire, des services et de l’ingénierie.

Notre agence LIP Solutions RH Annecy, recrute un Assistant Contrats de Maintenance f/h pour un bailleur social de la Haute-Savoie.
Au sein de la Direction de l’Action Locative, sous l’autorité du responsable technique, vous assurez le suivi administratif global de l’exécution des contrats de maintenance et d’entretien du patrimoine.
1. Gestion administrative de contrats de maintenance et d’entretien du patrimoine
 Prise de connaissance des contrats d’exploitation et de leurs fiches synthétiques
 Collecte et suivi des documents contractuels (rapports, plannings, documents périodiques) et contrôle des indicateurs de performance
 Relations avec les différentes parties prenantes (téléphoniques, mails, courriers)
 Lien avec les locataires référents et relais des informations auprès des locataires
 Suivi d’actions à mettre en place et alerte sur leur état d'avancement.
 Préparation logistique de réunions d’exploitation : réservation de salles, de déjeuners, préparation de dossiers.
 En collaboration avec le responsable technique et les gestionnaires techniques, application et suivi des process de rappels, mise en demeure et pénalités contractuelles
 Conception, mise en place, diffusion et suivi d’outils et de documents liés à l’activité du service (base de données, tableaux de bord, graphiques, rapports, procédures, etc.)
 Collaboration spécifique avec le service patrimoine notamment sur la connaissance du fonctionnement des marchés, sur des propositions d’amélioration de rédaction des marchés

2. Accueil physique et téléphonique des visiteurs du service Action Locative
 Information et orientation des visiteurs du service Action Locative vers la personne concernée
 Prise de messages, enregistrement sur les outils société et restitution
 Gestion informatisée de l’ensemble des réclamations orales et écrites
 Edition des bons de commandes et demandes d’interventions des entreprises
 Suivi des délais de traitement des réclamations et de réalisation des travaux pour la satisfaction des locataires
 Veille à la tenue de l’image de marque de l’entreprise

3. Assistance au responsable technique
 Opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, classement et archivage.
 Affranchissement, envoi, réception, ventilation et suivi du courrier
 Prise de notes, rédaction, reproduction et diffusion de documents en fonction des directives données (correspondances, comptes rendus, notes de service, etc.)
 Intendance de l’agenda : gestion des absences, prise de rendez-vous, planification et coordination des réunions internes, organisation des déplacements
 Préparation logistique de réunions et/ou différentes instances : réservation de salles, de déjeuners, préparation de dossiers
 Première prise de contact pour le compte du responsable technique.
 Interface avec tous les interlocuteurs (internes/externes) en apportant, selon le degré de difficulté, un premier niveau de réponse

Profil recherché

Formation bac et +
Expérience similaire souhaitée dans le milieu du logement social ou immobilier
Maîtrise de l’outil informatique

Rémunération

Rémunération à négocier selon profil et expérience. Package annuel 27000€ brut

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